Digital workplace : relevez le défi step by step

Vous êtes une entreprise ou une institution ? Souhaiteriez-vous impliquer des changements positifs dans votre mode de travail collaboratif avec les employés et booster votre stratégie numérique ? La digital workplace est devenu la norme qui vous permet d’échanger des connaissances et de fluidifier le travail collaboratif. Selon une étude en France par exemple, 77 % des organisations stipulent que ce lieu de travail participe sensiblement à leur croissance. Pourquoi utiliser ce lieu de travail numérique ? Comment l’organiser? Comment sécuriser vos informations ? Découvrez dans cet article comment réussir votre digital workplace avec une sécurité de pointe.

La digital workplace, une intelligence artificielle au cœur du travail collaboratif

La digital workplace est une plateforme sociale et collaborative. Parmi tous les intranets, il représente le plus efficace environnement de travail numérique qui rassemble tous vos besoins de travail sur votre bureau. Elle vous offre des options et outils en fonction de votre secteur de travail. A cet effet, il doit être utilisé par tous les collaborateurs, même ceux qui sont en permanente mobilité. Au regard de plusieurs raisons, la digital workplace est un défi à relever pour toutes les organisations et surtout celui de la sécurité des données.

D’abord, dans le mode de travail traditionnel, les employés sont appelés à utiliser un nombre croissant d’outils (un calendrier, un outil de messagerie, un logiciel de gestion de projet, etc.). Sur la digital workplace, toutes les informations sont centralisées à l’aide des intégrations via API ou webhooks. Ce lieu de travail numérique permet un accès rapide à toutes ces informations pourvu que les applications soient intégrées à la plateforme avec les indicateurs, des informations et des alertes.

Aussi, si votre entreprise coopère avec d’autres, les partenaires, les clients, vous pouvez les intégrer à votre digital workplace. Les avantages de ce lieu de travail numérique sont énormes. 

Par extension, la digital workplace vous garantit :

  • La simplification des workflows ; 
  • Le partage des documents ; 
  • L’accès simplifié à l’information ; 
  • La fluidité des échanges ; 
  • La réduction du nombre d’outils à maîtriser ; 
  • La compétitivité et la réactivité ; Etc…

La digital workplace apparait ainsi comme un intranet pour réconcilier l’entreprise et ses employés puis contribue à une meilleure collaboration. Chaque collaborateur a la possibilité de paramétrer son bureau, selon ses besoins et ses exigences. L’entreprise a le contrôle sur tous les ajustements grâce au Système d’Identification Unique (SDI) qui assure l’interaction.

La sécurité des données sur votre digital workplace

Il n’est plus à démontrer que les entreprises ont de plus en plus d’informations sensibles dont la fuite pourrait être un risque fatal pour elles. Pour cela, l’utilisation des logiciels comme gmail, whatsapp, outlook… constitue une aventure périlleuse. Cependant, la sécurité des données sensibles est l’une des clés d’un digital workplace performant et efficace.

C’est à juste titre que notre entreprise a opté de vous proposer une application de messagerie exclusivement protégée pour une communication unifiée avec un cloud privé. CommuniGate est une entreprise américaine implantée en France. Nous sommes soumis à la législation française, ce qui vous éloigne des investigations du « patrioct act » et « cloud act » comme c’est le cas aux Etats-Unis. C’est main dans la main que nous travaillons pour vous offrir de belles expériences au sein de votre digital workplace.

L’adhésion des collaborateurs, le pivot d’une transformation

Pour mettre en oeuvre votre digital workplace, il est important de garder à l’esprit que c’est une transformation stratégique que vous voulez apporter dans votre mode de travail avec vos employés. Ainsi, pour le faire vous devez savoir qu’elle est centrée sur vos collaborateurs et mérite leur adoption et une bonne utilisation. Si vous avez l’adoption de vos collaborateurs, il est judicieux de passer aux étapes suivantes :

1. Identifiez les besoins de l’entreprise avec vos collaborateurs

Vous ne pouvez rien sans associer vos collaborateurs dans le processus de mise en œuvre de digital workplace. C’est le lieu où plusieurs questions se posent sur les enjeux de l’entreprise. Ces questions sont généralement axées sur les objectifs que le lieu de travail numérique va permettre d’atteindre. Il s’agit par exemple de l’amélioration du travail collaboratif, d’automatisation de certains processus, de la sécurité des données, du partage de connexion à la plateforme…

2. Travaillez sur les niveaux de changements

Il s’agit ici de définir l’environnement du travail en déterminant les outils appropriés et adaptés, en cadrant le champ de leur application puis en identifiant de nouvelles pratiques qui pourraient être liées à leur usage.

3. Créez un bloc communautaire dynamique

Pour que votre projet de digital workplace réussisse, vous devez former vos collaborateurs en de groupes selon les compétences diverses qu’ils possèdent. Vous allez ainsi vous appuyer sur les nouvelles méthodes de travail et animer ces communautés internes pour créer une dynamique interne. Ce faisant, vous accélérez l’engagement de vos collaborateurs et la pérennisation de votre projet.

4. Ne laissez pas ternir la flamme de vos collaborateurs

Vos collaborateurs demeurent la clé de voûte dans le processus de transformation digital workplace. Voilà pourquoi vous ne devez pas laisser échoir leur engagement. Il est donc question de les accompagner au-delà de leur adhésion pour les maintenir dans la durée.

La digital workplace reste un défi que vous devez relever avec vos employés pour profiter d’une réactivité, compétitivité et efficacité dans votre travail collaboratif. Votre inscription dans ce changement en tant qu’une organisation vous permet de dépasser le stade du travail de bureau physique qui ne répond forcément pas à vos contraintes.

Pour aller plus loin dans votre projet de digital workplace, vous pouvez adopter notre messagerie sécurisée avec compte démo conçue sur mesure pour la protection de vos données.

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