Comment envoyer un email sécurisé ?

email sécurisé

Dans le monde professionnel, la confidentialité des données est un élément des plus importants. Une fuite peut très vite représenter une menace pour l’image et la notoriété d’une entreprise. Et force est de constater que la majorité des informations sensibles d’une enseigne transite par messages électroniques. Ce qui explique pourquoi il est important de mettre un point d’honneur sur la sécurisation de ces derniers. Il s’agit d’ailleurs d’un sujet sensible au cœur de toutes les organisations. Alors, comment envoyer un email sécurisé ? Décryptage.

Les différentes menaces auxquelles les informations sont exposées

Avant d’entrer plus en détail sur comment envoyer un email sécurisé, il est de mise de comprendre les différentes menaces auxquelles ils sont actuellement exposés. D’après une étude réalisée par fr.statista.com , en 2016, 53% des emails échangés en entreprise étaient des spams. Le fait est ainsi que bon nombre des sociétés modernes, avec la démocratisation de la digitalisation, tendent à négliger la sécurisation de leurs mails. Pourtant, il s’agit d’un élément sensible et vulnérable. Et cette vulnérabilité constitue une aubaine pour les hackers. En tant qu’entreprise, quel que soit votre secteur d’activité, vous devrez ainsi savoir que l’exposition de vos données risquera de vous coûter cher : phishing, ransomware, virus ou encore mail spoofing, la liste n’est pas exhaustive. Vos données peuvent ainsi être utilisées ou vendues au marché noir. Dans l’optique où s’agit d’un ransomware, attendez-vous à ce que l’ensemble du système informatique de votre société soit paralysé.

Le chiffrement : la solution par excellent pour un email sécurisé

Sans chiffrement, il est impossible d’assurer l’envoi d’email sécurisé. La transmission part en texte clair et devient vulnérable au piratage. Le chiffrement est composé de plusieurs méthodes de codage puissantes. Elles ont été développées dans le but de permettre la génération d’email sécurisé chiffré. Notez que le chiffrement se décline en trois grandes catégories : le transfert, le contenu et les mails archivés.

  • Chiffrer la transmission d’emails : pour chiffrer l’envoi d’un email sécurisé, l’outil le mieux adapté est le protocole de transmission TLS (Transport Layer Security). Un email sécurisé avec chiffrement TLS bénéficie d’un contenu indéchiffrable par des tiers pendant les transferts et échanges des données. Le courriel transmis peut ainsi être récupéré via un navigateur web ou via une messagerie telle qu’Outlook. A noter également que TLS permet de sécuriser les données des commerces électroniques et des banques en ligne.
  • Chiffrer le contenu des mails : comme le cryptage de la transmission de mail, pourquoi ne pas en faire de même pour son contenu ? Dans cette optique, vous pouvez utiliser la méthode standard telle que S/MIME. Avec sa technique de chiffrement asymétrique, le S/MIME utilise deux clefs. La première est une clef privée qui est uniquement connue par l’expéditeur. La seconde est une clef publique qui est accessible aux destinataires.
  • Chiffrer les mails archivés : même si les emails restent stockés dans la boîte aux lettres, il est important de les protéger. Pour cela, vous pouvez utiliser les méthodes de chiffrement mentionnées ci-dessus. Vous pouvez également crypter votre disque dur ou vos dossiers contenants des données sensibles.

L’usage de la messagerie hébergée

Lorsqu’on parle d’envoi d’email sécurisé, nombreuses sont les entreprises qui évoquent le mailing hébergé comme étant une solution efficace et pertinente. Il s’agit d’une option permettant à l’enseigne d’utiliser une adresse électronique professionnelle. Les avantages d’opter pour cette méthode sont nombreux :

  • Disposer d’une image de marque au principal outil de communication avec les partenaires exclusifs de la société
  • Profiter d’un espace de stockage important
  • Bénéficier d’un échange de courriels sans discontinuité
  • Profiter d’une sauvegarde périodique des données via un outil de backup
  • Disposer d’une adresse IP qui élimine systématiquement tout risque de phishing

Avec une messagerie hébergée, il est aussi possible d’ajouter des fonctions collaboratives à la boîte aux lettres électroniques. Ainsi, vous allez pouvoir jouir d’une fonction collaborative pour ne citer que le partage de dossiers et la centralisation des contacts.

La messagerie sécurisée : pour une protection optimale des données

Une messagerie sécurisée est une application qui intègre un système garantissant l’envoi d’email en toute sécurité. Certaines, les plus avancées, proposent même un outil de conversation secrète. Les sociétés modernes voient en la messagerie sécurisée, une solution qui représente à la fois un outil fluide et efficient. Avec cette dernière, les entreprises des industries réglementées bénéficient d’un envoi d’email à la fois stable et sécurisé. Elle propose également des fonctionnalités avancées qui répondent parfaitement aux attentes des enseignes. Par la même occasion, la majorité intègre un système anti spam.

Il faut admettre qu’aujourd’hui, les messageries sécurisées sont de plus en plus nombreuses à être proposées sur le web. Mais si vous êtes à la recherche d’une messagerie capable d’assurer efficacement l’envoi d’email sécurisé, notre entreprise sera à la hauteur de vos exigences. Implantée en France depuis des années, nous proposons une application de messagerie sécurisée performante ainsi qu’un cloud privé où vous pourrez stocker vos données.

Réception d’un e-mail : adoptez les bons réflexes !

Réception d'un e-mail

Les boîtes de messagerie professionnelle sont souvent de grandes cibles d’attaques informatiques de sorte que la vigilance doit être constamment de mise. Tout comme il est facile de mettre un faux nom d’expéditeur sur une enveloppe, il en est de même de se faire passer pour quelqu’un d’autre sur un courriel. Face à ce fait, certain nombre de bons réflexes est à adopter à la réception d’un e-mail suspect.

Se méfier du nom de l’expéditeur

En recevant un courriel, c’est une erreur d’avoir une confiance aveugle sur le nom de l’expéditeur. En effet, dans cet outil de messagerie public, tout le monde peut se faire facilement passer pour quelqu’un d’autre. Il est préférable d’être toujours attentif ou alerte quant aux indices pouvant faire douter sur l’origine réelle de l’e-mail. Ce peut être notamment le cas lorsque le nom de l’expéditeur ne correspond pas au message reçu ou que le texte comporte une incohérence tant sur le fond que sur la forme. Il faut d’autant plus redoubler de vigilance quand le message comporte des liens url ou des pièces jointes. À savoir que plus de 90 % des tentatives d’attaque informatique se font à travers les emails. Dès lors qu’un doute se présente, il est plus judicieux de contacter directement l’interlocuteur pour s’assurer de la provenance effective du message.

Réflexe à avoir sur d’éventuels liens ou pièces jointes reçus

À la réception d’un e-mail douteux, éviter surtout de cliquer immédiatement sur d’éventuelles pièces jointes envoyées par l’expéditeur. Celles-ci peuvent en effet contenir des espiogiciels ou des virus susceptibles de s’attaquer directement à l’appareil. C’est souvent par leur intermédiaire que les pirates finissent par avoir accès à l’ordinateur. Ainsi, bien avant d’ouvrir sur le document, il est essentiel de s’assurer que l’entreprise ait installé sur le poste un antivirus, et que celui-ci soit bien activé et mis à jour. L’appareil doit être envoyé pour un contrôle, à partir du moment où il a un comportement anormal, notamment lorsqu’il fonctionne trop lentement ou qu’il affiche un écran blanc sporadique.

À l’instar des pièces jointes, il est également recommandé de ne jamais cliquer directement sur les liens url contenus dans le courriel suspect. À la place, un bon réflexe consiste préalablement à faire passer la souris au-dessus du lien en question. Cette opération permettra d’avoir un aperçu sur l’adresse du site de destination de façon à pouvoir vérifier s’il correspond effectivement au message envoyé. Si ce dernier s’avère douteux ou qu’il ne correspond pas au texte du lien, éviter surtout de cliquer dessus. À la limite, il est préférable de taper manuellement l’adresse envoyée sur la barre de recherche du navigateur.

Se méfier des demandes d’informations confidentielles

Une des principales erreurs à éviter est également celle de répondre à des demandes d’informations confidentielles sur les emails professionnels. Par informations confidentielles, on entend surtout les mots de passe, les codes PIN et les coordonnées bancaires.

Garder en tête que les demandes légitimes et réelles sur ces informations ne s’effectuent jamais par courriel électronique. Là encore, si le doute plane, il est préférable de se mettre en contact direct avec le correspondant légitime et confirmer l’objet du mail. En effet, il est fort possible que le destinataire soit victime d’une tentative de filoutage ou phishing. Les personnes malveillantes utilisent en effet cette technique en usurpant notamment l’identité d’une tierce personne ou d’un site quelconque. Le but est évidemment d’utiliser les informations ainsi reçues à des fins malveillantes. Dans cette optique, il faut notamment se méfier des messages de type :

  • Chaîne de lettres
  • Pyramide financière
  • Porte-bonheur
  • Appel à solidarité
  • Alerte virale

Même en connaissant l’expéditeur de ces messages, il est préférable de les relayer.

Prêter attention à la qualité du texte

Dans la plupart des cas de tentatives de filoutage, le corps du texte est rarement de bonne qualité, notamment concernant l’orthographe et la tournure des phrases. C’est surtout le cas lorsque les tentatives en question viennent de l’étranger et que le travail de traduction incombe à un logiciel. Tous caractères accentués mal retranscrits doivent de ce fait alerter le destinataire. Néanmoins, il demeure important de redoubler de vigilance étant donné que plusieurs tentatives emploient désormais un français correct.

Miser sur un bon paramétrage du logiciel de messagerie

Pour prévenir toute attaque informatique, certaines précautions doivent être prises par les utilisateurs de boîte de messagerie professionnelle. Celles-ci ont trait d’une part à la mise à jour du logiciel de messagerie. D’autre part, l’intéressé doit prendre soin de désactiver la prévisualisation automatique des courriels tout comme l’exécution automatique des plugins, des ActiveX et des téléchargements.

Pour des échanges encore plus sécurisés, n’hésitez pas à essayer notre application de messagerie sécurisée. Celle-ci possède un cloud privé pour les entreprises des industries réglementées, lesquelles ne peuvent faire appel aux messageries publiques en raison du caractère sensible de leurs données.