Email : que dit la règlementation française ?

En France, l’emailing est devenu très encadré. Depuis 2018, la règlementation française a évolué avec l’adoption du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ce texte règlementaire de l’Union européenne impose l’identification de l’émetteur de l’email, le consentement (opt-in) du destinataire et la présence d’un lien de désinscription en bas de chaque message électronique commercial. En effet, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) veille au respect de la vie privée des internautes français. De plus, elle encadre la pratique de l’emailing avec d’autres règles juridiques fixées aux entreprises publiques et privées. Entrons dès à présent dans le vif du sujet !

Quelles entreprises sont concernées par le RGPD ?

Les entreprises publiques ou privées sont concernées par l’application du RGPD si :

  • elles utilisent ou conservent des données personnelles des internautes français et européens ;
  • elles sont localisées dans l’U.E ou en dehors de l’U.E ;
  • elles transmettent leurs données à des sous-traitants ou à d’autres intermédiaires

Quelles sont les sanctions financières possibles pour les entreprises ne respectant pas la règlementation ?

En cas de non-conformité avec la règlementation en matière d’email et donc le RGPD, les entreprises concernées s’exposent à une sanction financière pouvant atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel ou un montant de 20 millions d’euros. Ces sanctions financières très dissuasives obligent les entreprises à respecter un cadre juridique protecteur (RGPD) pour les internautes européens.

Quelles sont les règles obligatoires du droit français en matière d’emailing ?

Le RGPD bouleverse radicalement les règles qui s’appliquent à la collecte et au traitement des données des internautes. Ce texte règlementaire européen concerne les entreprises privées ou publiques de L’UE. Cette règlementation s’applique également aux sous-traitants qui sont implantés sur le territoire européen. C’est pourquoi l’application du RGPD concerne tous les intermédiaires qui sont en charge de la collecte des données des internautes européens, quelle que soit la nationalité de l’entreprise.

Les entreprises doivent se mettre en conformité avec le RGPD. C’est pourquoi elles se prémunissent contre la violation des données des internautes. D’une part, elles instaurent des procédures internes en cas de fuite des données. D’autre part, elles doivent tenir un registre de traitement des données personnelles des internautes.

En quoi consiste la tenue d’un registre ? 

Toute entreprise qui collecte les données personnelles des internautes doit tenir un registre qui peut être consulté à tout moment par la CNIL. Ce registre doit mentionner les sous-traitants avec lesquels l’entreprise collabore. En effet, l’entreprise doit s’assurer que ses sous-traitants respectent bien les règles du RGPD. Elle doit également sécuriser ses serveurs afin de protéger les données personnelles de ces clients.

Le registre lié au RGPD est un document qui doit contenir :

  • le nom de la personne chargée du traitement des données personnelles ainsi que les noms des sous-traitants et des autres intermédiaires qui manipulent ces informations ;
  • le type d’information qui sont traitées ;
  • l’utilisation qui est faite des données personnelles des internautes ;
  • la durée de conservation des données personnelles ;
  • la sécurisation mise en place pour protéger les données personnelles des internautes.

Ce registre est donc un outil qui permet de tracer tout ce qui est en rapport avec le traitement des données personnelles des internautes. En cas de fuite des données, l’entreprise concernée doit en informer l’autorité nationale de contrôle (CNIL). Cette dernière va alors réaliser une étude d’impact sur la perturbation de la vie privée des internautes.

Le droit à l’effacement des données dans la règlementation 

Le RGPD permet le droit à l’effacement et le droit à la portabilité. Sur simple demande de la part d’un internaute, l’entreprise concernée doit effacer l’ensemble de ses données personnelles ou les lui communiquer sous un format lisible. 

Le Délégué à la Protection des Données (ou Data Protection Officer) est tenu de protéger les données sensibles collectées par les organismes privés et publics. 

Enfin, la notion de consentement de l’internaute (opt in), ainsi que le droit au désabonnement (opt-out), sont au coeur des mesures prises par le RGPD. C’est pourquoi l’entreprise concernée n’a pas le droit de pratiquer l’opt in passif, c’est à dire envoyer des messages avec des cases d’abonnement précochées. 

Ce que nous pouvons apporter à votre entreprise 

En résumé, une fuite des données personnelles des internautes peut avoir des conséquences facheuses en ce qui concerne la e-réputation de votre entreprise. De plus, en tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes considéré comme responsable des conséquences d’une telle fuite. C’est la raison pour laquelle il est prudent de sécuriser au maximum les données de votre entreprise.

Notre entreprise respecte la législation et règlementation française (RGPD), car elle est implantée en France. Nous travaillons principalement avec les industries règlementées (aviation, gouvernement, transport, banque, assurance, éducation, santé, etc).

En effet, toutes les entreprises de ces différents secteurs hébergent des données sensibles. Par conséquent, ces entreprises ne peuvent pas se permettre d’exposer leurs utilisateurs à une fuite des données. C’est pourquoi elles ne doivent pas utiliser une messagerie publique, comme Gmail, Outlook, Whatsapp, etc. 

Nous vous proposons une solution de messagerie entièrement sécurisée et cryptée dans le Cloud privé. C’est la solution idéale pour protéger votre entreprise contre la violation possible des données personnelles des internautes. Pour en savoir plus, contactez-nous !

Pourquoi personne n’utilise l’email crypté ?

Actuellement, l’email a presque remplacé le courrier écrit et est devenu le mode de communication le plus courant dans le monde professionnel. Tout le monde communique par ce biais et la plupart des emails envoyés ne sont pas confidentiels. Toutefois, certaines entreprises ou institutions doivent envoyer des courriels confidentiels avec des données sensibles. En effet, si ces emails sensibles sont lus ou volés par des hackers, cela peut entraîner des dommages sérieux (dommages financiers, copie des données et vol d’identité, etc.). Pourtant, l’espionnage industriel ne semble pas encourager les entreprises à utiliser un système d’email crypté. Pourquoi ? Pour le savoir, lisez ce qui suit !

Comment fonctionne un email crypté ?

Le cryptage des emails est prévu pour rendre vos messages électroniques impossibles à lire par les personnes qui n’en sont pas les destinataires. Ce système de cryptage comprend également le cryptage des pièces-jointes envoyées à votre destinataire. Lorsque ce dernier reçoit votre email crypté, il peut le lire clairement alors qu’il arrivera brouillé pour les autres destinataires qui ne sont pas autorisés à le lire. En effet, c’est une clé de cryptographie qui permet de crypter et de déchiffrer un message. Cette clé peut être publique , privée ou bien exister sur le serveur de l’ordinateur de l’entreprise. 

Cependant, lorsque vous communiquez par email sécurisé, vous devez fournir votre clé publique ou privée au(x) destinataire(s) de votre courriel. Ces derniers vont l’utiliser pour communiquer avec vous. D’une part, tout ce système de cryptage peut vite être complexe à déchiffrer et à utiliser pour tout le personnel de l’entreprise sur plusieurs appareils connectés. D’autre part, une grande partie de l’email crypté n’est pas sécurisée, car seul le corps du message est crypté (l’objet de l’email, le nom de l’expéditeur et du récepteur ne sont pas sécurisés). C’est la raison pour laquelle les agences de surveillance de certains gouvernements, comme les USA, peuvent vous espionner et savoir avec qui votre entreprise communique ainsi que l’objet de vos emails envoyés. 

Pourquoi les emails cryptés sont-ils complexes à utiliser ?

Tout d’abord, le cryptage de vos données peut être soit basé sur le client, soit sur le serveur que votre entreprise utilise. Ces deux méthodes de cryptage présentent une certaine complexité d’utilisation. C’est pourquoi il n’est guère étonnant que les entreprises soient encore si peu intéressées par le cryptage de leurs données numériques.

L’email crypté est basé sur les clients

Avec cette méthode de cryptage du courrier électronique, l’email crypté ne peut être lu que par l’émetteur et le récepteur du message, c’est à dire par votre entreprise et par votre client ou partenaire. Ce système n’est pas toujours pratique lorsque vous souhaitez diffuser vos informations à d’autres personnes au même moment. Au préalable, vous devez donc comprendre le fonctionnement du cryptage et prévoir de vous équiper de nouvelles clés de cryptage à distribuer à tous vos interlocuteurs. En cas de perte de ces clés et de leur méthode de codage (phrase secrète sécurisée ou code d’accès), votre entreprise perd également l’accès aux courriels envoyés à vos destinataires. 

L’email crypté est basé sur le serveur de votre entreprise 

Avec cette méthode, l’email crypté est stocké sur le serveur de votre messagerie. C’est votre serveur qui gère le cryptage de votre messagerie électronique, ce qui évite le problème de gestion des clés de cryptage avec leur code d’accès à connaître. Si vous utilisez plusieurs appareils connectés, votre entreprise doit demander une extension de navigateur à installer ou une application dédiée pour être utilisée sur les smartphones et tablettes. Cependant, ce système comporte aussi quelques faiblesses. Par exemple, certaines lois (Cloud Act et Patriot Act aux USA) permettent au gouvernement américain d’avoir accès à vos courriers électroniques, sans votre accord préalable, dans le but de lutter contre les actes terroristes. Donc, si votre entreprise souhaite communiquer de façon totalement sécurisée, ce n’est pas la solution idéale !

Pourquoi est-il essentiel de crypter les emails d’une entreprise ? 

Le cryptage de vos données numériques est essentiel pour vous protéger contre le piratage informatique (protection de votre compte bancaire en ligne, du code confidentiel de votre carte de crédit, tentatives d’espionnage par la concurrence, tentatives de phishing, piratage de la liste de vos clients avec leurs données bancaires en ligne, etc.). En tant que garant de la cybersécurité de votre entreprise, le piratage de vos données sensibles engage votre responsabilité et peut avoir des conséquences morales et financières désastreuses pour votre entreprise. Nous avons une solution à vous proposer !

Ce que nous pouvons apporter à votre entreprise

Pour protéger vos données sensibles et votre messagerie contre les hackers, faites confiance à CommuniGate ! Nous vous proposons une application de messagerie totalement sécurisée, car nous sommes soumis à la législation française (RGPD) et utilisons un cloud privé. C’est pourquoi nous vous garantissons la sécurisation totale de vos emails et leur cryptage de A à Z. De plus, vous gardez également la main sur vos données numériques à tout moment. Pourquoi attendre plus longtemps pour assurer la sécurité de votre entreprise, de vos salariés et de votre clientèle ? Comme de nombreux autres clients qui nous font déjà confiance (banques, compagnies de transport, armée, secteur de la santé et de l’éducation, etc.), contactez-nous !